纵向日程管理

纵向日程管理(方法篇)

毫无疑问,对于一个习惯管理日程的人而言高效组织自己的日常事务非常关键,我从高中开始到现在做自己日程管理也已经有14年了,读了很多文章,自己也思考和时间,也写了一些文章。

觉得时机已经成熟,先就一个点展开,说说”纵向日程管理“。

根据是否需要持续多次跟进可以把事务分为两类,一种是“完成即抛型”,另一种是“长期跟进型”。例如,我周五晚上要理发,这种就属于“完成即抛型”,因为去理发店理完发这个事务就完成了,不需要回家再写个心得什么的;另外一个例子,我周五要去和合作方关于下个月展会确定几项事宜,这种就明显的是“长期跟进型”,因为它这个事务属于一个整体的一部分,而且在事务结束后你很可能需要记录事务的结果——这几点合作方是确认同意了呢,还是待定。

所以,纵向有深度的日程管理将注意力放在“长期跟进型”的事务上,因为此类的事务应该是隶属于一或大或小的项目,所以对我们个人而言应该是高价值的事务,需要特别重视的内容。

从操作层面上来讲,纵向的日常管理对于每个“长期跟进型”事务应该有个主文件,类似一个项目主文件,这个主文件上首先是描述了一些基本重要信息(例如背景介绍,为什么做这个事情,要达到什么样的目的和效果等等),然后每次的子事务,在完成之后都需要在主文件上留下一个记录,这样就形成了一个纵向,有深度的日程管理,在整个项目的持续期间,我们都可以通过浏览主文件,一目了然项目发展的时间线和关键线索,这个也是从另外一个角度去保证有始有终,善始善终。

以上主要是从思想上建立”纵向日程管理”的概念,以后会发表一篇关于工具类的文章,讲述如何利用Evernote来实现纵向日程管理,欢迎关注。

GTD Tags

GTD Tags Project- This is a muti-actions task Inbox – Collection of all the actionable itemsAction – Currently handling items, especially for the actions of today (Do it right NOW)Calendar – Making schedule, using the note subjectdate in Evernote as the action start date (Will do it on a fixed date/peroid/time)Someday – TBD items, maybe do this some day when i have time (Maybe will do it someday ) Reference – Reference materials not actionable items, can link to other resources (notes/files…). Archive – Archive the completed itemsGTD Flow: Collect > Process > Organize > Review > DoTag Flow:

Project -…-> Inbox/Calendar->Action/Someday->Archive/Reference

Note: 1. If you can put the task at a fixed date or time, put it to
Calendar tag, else just setnd to
Inbox (which is like a repository) and process it later; after review the
Inbox, put those TBDs in
Someday. And all the current tasks need to be put into
Action and process. After done, tag it with
Archive. 2. The GTD System need to reviewed eveyday in order to update the Action box EVERYDAY. 2010/9/29 9:58 Updated after reading <Get Things Done>

信息管理(Google Bookmark/Reader/Buzz + Evernote)

  1. 信息获取和保存    根据信息产生地的不同可简单分为以下几类,对每一种类的信息由相应的保存方式。

  • 互联网网页:利用书签服务(例如Google Bookmark)添加描述或者Note后在云端保存。这种方法的优点是便于同朋友分享网络信息,例如将书签加入到一个公共的Bookmark List中。
  • Google Reader的订阅。对个人而言有价值的,就加Star/Note/Tag保存(后续可以对其加星表等),对朋友有价值的,就添加到Shared Items。如果实在需要自己保留一份,则可以Send To Evernote。Done!
  • 电子邮件:电子邮件内容,可以直接放在邮箱中保留(推荐使用Gmail邮箱)
  • 本地文档:可以用桌面搜索等工具来提供搜索。
  • 纸质媒介:对于类似书籍报刊等纸质媒介,可以直接将提取的信息内容保存到Evernote,或者直接将有用部分扫描到Evernote。
  • 个人想法:当然,因为Evernote的便携性,也可以使用它来快速捕捉来自自己的想法,

      总而言之,对于外界的原始信息,可以采用Google Reader/Bookmark来获取和保存;对自己非常有用或者源于自己的信息,可以用Evernote来记录。(这样的好处可以保持Evernote的清洁,便于自己定期回顾和整理。)   2. 信息处理/知识提取

  • 花费5分钟以内的事宜立刻处理,例如回复Email或者记录自己的闪念等
  • 否则进入GTD系统,详见Evernote与GTD

3. 信息共享/发布

  • Evernote Shared Notebook. 将欲分享的内容直接拖到自己Evernote的共享笔记本中,另外,将共享内容手工Copy并发布到WordPress Blog上,然后同步到Google Buzz.
  • Share (with note):这样其他人就可以通过你的共享阅读地址看到你的共享条目(例如http://www.google.com/reader/shared/bill.bin.shi),或者通过RSS订阅
  • 其他的互联网共享内容或者状态更新可以直接使用Google Buzz发布,然后同步到新浪/Twitter

3. 信息安全与备份 总体而言,信息的存储地为Evernote(个人信息/@GTD)+Reader(订阅信息)+Bookmark(书签内容),发布中心为Buzz。 以上内容都不需要进行备份,但是对于其他本地的多媒体文件或者工作用文件,则手动备份。  
互联网信息流程图 Evernote (Shared Notebook)->WordPress –> 校内                                                                                                             Sync                                                                     Google Reader       >
Google Buzz–BuzzSync新浪微薄 /Twitter/Facebook      ->     # 个人 信息 管理 北京,2010/5/16 12:23

P-S管理法 –> Evernote + GTD

P-S管理法介绍:P-S管理法即Priority+Serverity管理法,对工作进行两个维度的分类,然后根据任务的重要紧急程度顺序来完成。 Evernote+GTD:就是利用Evernote来作为Get Things Done系统。 Priority ^             P+S            P+S+                                   ———————————————                                               PS             PS+ ———————————————>Severity 将优先紧急(PS)管理法融入到GTD+Evernote中,对(每天的)工作任务进行PS分类,然后按照P+S+, PS+,P+S,PS的顺序完成。 如要选择P+S+的任务,可以用按Ctrl键鼠标双选+P和+S标签。 #PS, 紧要优先法

Evernote Query Criteria: subjectdate

subjectdate:20070704 subjectdate:20070704T090000 subjectdate:20070704T150000Z -subjectdate:20070704 subjectdate:day- ‐1 -subjectdate:day subjectdate:day‐1 ‐created:day subjectdate:day-30 subjectdate:week ‐subjectdate:month subjectdate:year-1 # Evernote

克制+自省

美好而有所成就的一生,应该从自我克制做起。这是因为学会了自我克制人就更容易控制自己,然后在智力的引导下走向强大和卓越! 如果再养成了阶段性(例如每日)自省自己作为并调整整理的习惯,那么就更加如虎添翼! 既然知道,为何不付诸实践!努力培养自己的克制和每日回顾习惯!!

WordPress Blog Category & Tag

Blog Category & Tag— Live days with a passage, months with an article, years with a chapter. And a whole life with a piece of works. 可以使用目录和标签相结合的方法来管理博客日后的分类,目录结构比较固定,标签用来细化/扩展目录。Emotion 情绪 Happiness, Love, Fear, Anger, HateCareer 供职的公司和职业发展 Oracle,Media, 其实,所有自己接触到的外在的介质。包括的标签是其所反映出来的有意义的实体。例如Audio->Music … Photos, Music, Movies, Books, Quotes, PoemsProfessional Siebel, C++, Java, Database, Operation System, EnglishTools 工具 Evernote, WordPressSuccess 如何成功 GTDLife, 所有有关于生活和生命 Food, Events, People, Personal, Philosophy,Journal, Shopping, Tips,Travel,Family,Thoughts,Favorites,Dreams,ManagementTechnology 其他标签  Misc 2010/5/11 11:30@北京